Fiche découverte acquéreur : les questions, le modèle et un exemple

En bref. Une fiche découverte acquéreur rassemble ce qu’un acquéreur vous apprend de son projet : budget et financement, zones, usages, calendrier et contraintes. Elle se remplit au premier entretien, puis se met à jour après chaque visite ou échange. Chaque réponse porte un statut, confirmé ou à confirmer, avec sa source et sa date.

Fiche découverte acquéreur : définition et usage

On parle aussi de fiche découverte client, de fiche acquéreur ou de fiche de renseignement acquéreur. Elle sert à trois choses :

• proposer juste : ne présenter que les biens qui répondent aux critères connus ;
• ne pas refaire la découverte à chaque appel : une réponse se note une fois, avec sa date ;
• suivre le projet : un critère qui change après une visite reste rattaché à son origine.

Ce n’est pas la fiche de renseignements du notaire. Le questionnaire des notaires demande l’état civil, la situation matrimoniale ou la nationalité, afin de « préparer au mieux l’acte de vente ». Ces données servent à l’acte, pas à la recherche d’un bien.

Ce n’est pas non plus un dossier de solvabilité : la fiche note où en est le financement, elle ne l’évalue pas. Elle suit un projet. Des clients suivis comme des projets, pas comme des fiches.

Les 5 blocs d’un projet acquéreur

Un projet acquéreur tient en cinq blocs. Ce découpage évite les oublis et rend les fiches comparables d’un acquéreur à l’autre.

1. Budget et financement : ce que l’acquéreur peut engager, et où en est son financement.
2. Zones : où chercher, et à quelles conditions élargir.
3. Usages : ce que le logement doit permettre au quotidien.
4. Calendrier : quand entrer dans les lieux, et en combien de temps décider.
5. Contraintes : qui décide, ce qui n’est pas négociable, ce qui a déjà été écarté.

Chaque réponse reçoit trois informations : un statut (confirmé ou à confirmer), une source (entretien, email, visite) et une date. Une hypothèse reste distincte d’un fait : « 2 chambres, confirmé à l’entretien du 14 octobre » ne vaut pas « un bureau, évoqué dans un email ».

C’est aussi la structure du projet acquéreur dans Heumix : « budget, zones, usages, calendrier et contraintes structurent le projet », et « les évolutions restent rattachées aux échanges et aux confirmations ». Le parcours est détaillé avec les autres fonctionnalités de Heumix.

Les 28 questions à poser à un acquéreur

Ces questions se posent au premier entretien, dans l’ordre qui vient naturellement. Inutile de les lire comme un questionnaire : cochez ce qui est couvert, notez ce qui reste à confirmer.

Budget et financement

Pourquoi : proposer des biens finançables, et savoir ce qui reste à valider.

1. Quel budget envisagez-vous ? Comprend-il les frais d’acquisition et d’éventuels travaux ?
2. Quel est votre budget cible, et votre plafond pour un bien qui coche tout ?
3. Achat comptant ou avec un prêt ?
4. Où en est le financement : simulation, rendez-vous avec une banque ou un courtier, accord de principe, attestation ? Avec qui, et à quelle date ?
5. Prévoyez-vous un apport ? Une fourchette suffit, et la réponse est facultative.
6. L’achat dépend-il de la vente d’un autre bien ? Où en est cette vente : estimation, mandat, offre, compromis ?

Zones

Pourquoi : cibler le secteur, et savoir comment l’élargir.

7. Quelles communes ou quels quartiers, par ordre de préférence ?
8. Quels trajets réguliers comptent pour vous : destination, mode de transport, durée maximale ?
9. Y a-t-il des zones exclues, et pour quelle raison factuelle (bruit, trajet) ?
10. Quels services de proximité sont utiles : transports, écoles ou crèche, commerces ? Sont-ils impératifs ou souhaités ?
11. À quelles conditions pourriez-vous élargir le secteur ?

Usages

Pourquoi : traduire un mode de vie en critères comparables, sans interroger la vie privée.

12. Résidence principale, résidence secondaire ou investissement locatif ?
13. Combien de pièces et de chambres, et pour quels usages (télétravail, chambre d’amis) ?
14. Quelle surface minimale, et quelle surface cible ?
15. Un extérieur (balcon, terrasse, jardin) est-il impératif ou souhaité ?
16. Quelles exigences d’accès : étage, ascenseur, plain-pied, stationnement ?
17. Accepteriez-vous des travaux ? De quelle nature, et pour quelle enveloppe ?
18. Ancien ou neuf ? Avez-vous une exigence de performance énergétique ?

Calendrier

Pourquoi : savoir quand proposer, et à quel rythme relancer.

19. Quelle date d’entrée dans les lieux souhaitez-vous ? Une contrainte la fixe-t-elle (fin de bail, préavis, rentrée) ?
20. Depuis quand cherchez-vous ? Combien de visites avez-vous faites, et qu’est-ce qui a manqué ?
21. Quelles sont vos disponibilités pour visiter ? En combien de temps pouvez-vous décider ?
22. Comment et quand préférez-vous être contacté ?

Contraintes et décision

Pourquoi : éviter les visites inutiles et les surprises au moment de l’offre.

23. Qui décide ? Faut-il que tous les coacquéreurs visitent ?
24. Quels points ne sont pas négociables ?
25. Pour quelles raisons avez-vous renoncé à des biens déjà vus ?
26. Travaillez-vous avec d’autres agences ou avec un chasseur immobilier ?
27. Souhaitez-vous recevoir des propositions ? Par quel canal ?
28. Qu’est-ce qui reste à confirmer, et pour quand ?

La question 27 est le bon moment pour informer l’acquéreur de l’usage de ses données (voir plus bas).

Parler du financement sans être intrusif

Le financement demande du tact. L’agent n’évalue pas une capacité d’emprunt : c’est le rôle de la banque ou du courtier. La fiche note ce qui existe, émis par qui, à quelle date, et si le document a été vu ou seulement déclaré.

Quatre documents se confondent souvent. Les voici par degré d’engagement croissant :

Un accord de principe ne garantit pas l’obtention du prêt : ses effets se lisent avec ses conditions et ses réserves. L’article L. 313-34 du Code de la consommation prévoit le maintien des conditions de l’offre de prêt pendant au moins 30 jours à compter de sa réception et un délai de réflexion de dix jours avant son acceptation.

Lorsque l’acte indique un financement par un prêt relevant de ce régime, l’article L. 313-41 du Code de la consommation prévoit une condition suspensive d’obtention du prêt d’une durée d’au moins un mois. Faites préciser les conditions et le délai dans l’acte.

Si l’acquéreur présente une attestation, notez son émetteur, sa date et ce qu’elle couvre, sans la présenter comme une garantie de financement.

Demandez donc où en est le financement et sous quelle forme, pas combien gagne l’acquéreur. Écrivez « déclaré » tant que vous n’avez vu aucun document. Le détail des revenus et les relevés de compte ne sont pas nécessaires à ce stade.

Le modèle de fiche découverte acquéreur

Ce modèle de fiche découverte acquéreur reprend les 5 blocs. Chaque ligne se remplit avec une réponse, un statut, une source et une date.

Besoin d’une fiche découverte acquéreur en PDF ? Copiez le tableau dans votre traitement de texte, puis exportez-le.

Ne pas noter : une donnée de santé ou la cause d’un besoin d’accès ; l’origine, la nationalité ou la religion ; la situation familiale au-delà du besoin d’usage ; l’âge ; le détail des revenus et les relevés de compte ; un jugement sur la personne.

Exemple de fiche découverte remplie

Voici la fiche d’Alice et Marc dix jours après le premier entretien. Deux critères ont changé depuis : ils sont datés et sourcés, et l’ancien statut reste visible.

Aperçu — données d’exemple

Du critère au rapprochement : formuler pour comparer

Un critère flou produit des propositions floues. Pour comparer un bien à la fiche, chaque critère doit dire s’il exclut le bien ou s’il le départage :

• impératif : son absence exclut le bien. Trois au plus, sinon plus rien ne passe ;
• souhaité : il départage deux biens ;
• indifférent : il ne compte pas, et on le note pour ne plus le demander.

Le rapprochement compare ensuite les biens à ces critères. Un bien peut correspondre sur la zone et le budget, et laisser un point ouvert, comme l’étage. Mieux vaut le dire à l’acquéreur avant la visite que le découvrir sur place.

Dans Heumix, vous comparez les biens aux critères connus, et le matching expliqué montre « les critères qui concordent, les écarts et les informations absentes » avant de recommander un bien. Pour Alice et Marc (Aperçu — données d’exemple), un appartement à 655 000 € ressort avec « Zone et budget : correspondance » et « Étage : à confirmer ».

Le parcours complet est décrit dans la page comment fonctionne Heumix.

Mettre la fiche à jour après une visite

Le projet change en visitant. Un acquéreur découvre qu’il ne supporte pas le vis-à-vis, ou qu’un bureau lui manque. La fiche doit l’enregistrer sans effacer ce qui précède.

1. Dater et sourcer le changement : « visite du 21/10 », « email du 22/10 ».
2. Garder l’ancien statut : « vis-à-vis : à éviter ; ancien statut : indifférent ». L’historique explique les refus passés.
3. Reconfirmer ce qui bouge : le budget après le rendez-vous bancaire, le classement des critères après trois refus pour la même raison.
4. Fixer la prochaine action : appel de reconfirmation, nouvelle proposition, visite.

Les raisons d’un refus se notent au moment où elles sont dites, dans la note de suivi qui suit chaque visite. Notre guide du compte rendu de visite immobilier détaille cette note, côté vendeur et côté acquéreur.

Quand le changement appelle un appel ou une nouvelle proposition, la méthode de relance immobilière aide à choisir le moment.

Dans Heumix, un retour de visite ou un message « apporte un nouveau critère, avec son origine », et « les critères précédents restent compréhensibles ».

Quand un budget évolue, l’IA aide à retrouver le besoin exprimé et ses changements. L’IA prépare, vous décidez : vous vérifiez les informations, confirmez les critères et validez les actions.

Ce qu’il ne faut ni demander ni conserver

Non-discrimination : interroger le besoin, pas la personne

Selon l’article 225-1 du Code pénal, « constitue une discrimination toute distinction opérée entre les personnes physiques » sur le fondement, notamment, de leur origine, de leur situation de famille, de leur grossesse, de leur état de santé, de leur handicap, de leur âge ou de leur religion.

L’article 225-2 prévoit notamment des sanctions lorsque la discrimination consiste à refuser un bien ou un service ou à en subordonner la fourniture à un critère interdit. La qualification dépend des actes et de leur contexte : une question isolée ne résume pas à elle seule cette infraction.

L’ANIL rappelle que la loi protège aussi « les candidats à l’achat dans certains cas de pratiques discriminatoires ». Le code de déontologie engage enfin les professionnels « à ne commettre aucune des discriminations mentionnées à l’article 225-1 du code pénal » (art. 3).

Ces critères ne doivent pas fonder un traitement discriminatoire, et le RGPD limite la collecte au nécessaire. La découverte n’a donc pas à les aborder. Reformulez en besoin d’usage :

Informer la personne

La découverte est une collecte directe : l’information se donne « au moment du recueil des données », rappelle la CNIL. Elle dit notamment qui collecte, pour quoi faire, combien de temps et avec quels droits. La CNIL la veut courte et lisible.

Distinguez le suivi du projet demandé par le client d’une nouvelle démarche de prospection commerciale. Pour la prospection par courrier électronique vers des particuliers, le consentement préalable est en principe requis ; les exceptions ont leurs conditions. Vérifiez le cadre applicable et permettez l’opposition lorsque celle-ci est requise.

Combien de temps conserver la fiche

La durée dépend de la finalité : suivi du projet, prospection, obligations légales ou conservation nécessaire à la défense des droits. Pour la prospection commerciale, le référentiel de la CNIL recommande, pour les prospects, trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect. Ce repère ne fixe pas la durée de tout le dossier immobilier. Définissez les durées applicables, documentez-les et faites vérifier les obligations propres à votre activité.

Ce qui relève d’une autre étape

Les vérifications d’identité et les diligences de lutte contre le blanchiment relèvent d’un processus dédié, avec son propre calendrier et ses règles d’accès. La fiche de découverte ne le remplace pas et ne justifie pas d’y recopier des pièces d’identité. Faites cadrer ce processus selon les obligations de votre activité.

Pour les données clients traitées dans le CRM pour son compte, l’agence ou l’agent est responsable de traitement et Heumix agit comme sous-traitant. Une personne inscrite dans le CRM d’une agence « exerce en principe ses droits auprès de cette agence ». Pour l’hébergement et les accès, voir notre page sécurité et protection des données.

Checklist avant de proposer un premier bien

• Les 5 blocs sont-ils renseignés, au moins en partie ?
• Le budget précise-t-il une cible, un plafond, et si les frais d’acquisition sont inclus ?
• Le financement indique-t-il le document, son émetteur, sa date, et s’il a été vu ?
• Trois critères impératifs au plus sont-ils identifiés ?
• Chaque critère est-il mesurable ?
• Chaque réponse porte-t-elle un statut, une source et une date ?
• Les points à confirmer ont-ils une date de reconfirmation ?
• La fiche est-elle exempte de toute donnée sur la santé, l’origine, la religion, l’âge ou la situation familiale ?
• L’acquéreur a-t-il été informé de l’usage de ses données, et a-t-il choisi un canal ?
• La prochaine action est-elle datée ?

Questions fréquentes

Quelles questions poser à un acquéreur lors du premier entretien ?

Couvrez les 5 blocs du projet : budget et financement, zones, usages, calendrier, contraintes. Demandez le budget cible et le plafond, l’état du financement, les secteurs par ordre de préférence, le nombre de pièces et leurs usages, la date d’entrée souhaitée et qui décide. Notez pour chaque réponse si elle est confirmée ou à confirmer.

Comment vérifier le financement d’un acquéreur sans être intrusif ?

Demandez où il en est et sous quelle forme : simulation, attestation, accord de principe. Notez l’émetteur, la date, et si vous avez vu le document ou s’il est seulement déclaré. Ne demandez ni le détail des revenus ni les relevés de compte : l’évaluation du crédit appartient à la banque ou au courtier.

Un accord de principe ou une attestation de financement engagent-ils la banque ?

Un accord de principe ou une attestation ne garantit pas l’obtention du prêt : lisez leurs conditions et réserves. Pour une offre de prêt relevant du crédit immobilier aux consommateurs, les conditions sont maintenues au moins 30 jours à compter de sa réception. Notez le document existant, son émetteur et sa date, sans le présenter au vendeur comme une garantie.

Quelles informations ne pas demander à un acquéreur ?

Pour la découverte du projet, concentrez-vous sur les besoins utiles et écartez les questions sur les critères personnels protégés : situation de famille, grossesse, santé, handicap, âge, origine, religion. C’est une consigne de minimisation et de prévention des discriminations, pas une qualification pénale automatique de toute question. Reformulez en besoin d’usage : nombre de chambres, exigences d’accès, trajets. Évitez aussi le détail des revenus et les relevés de compte, inutiles à la découverte.

Que faire quand l’acquéreur change de critères ?

Notez le nouveau critère avec sa source et sa date (visite, email, appel), gardez l’ancien statut visible et reconfirmez avec l’acquéreur avant de modifier vos propositions. Si trois biens sont écartés pour la même raison, revoyez le classement des critères impératifs.

Combien de temps conserver une fiche découverte acquéreur ?

La durée dépend de la finalité : suivi du projet, prospection, obligations légales ou conservation nécessaire à la défense des droits. Pour la prospection commerciale, le référentiel de la CNIL recommande, pour les prospects, trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect. Ce repère ne fixe pas la durée de tout le dossier immobilier. Définissez les durées applicables, documentez-les et faites vérifier les obligations propres à votre activité.